Je pense que la première étape est d?établir une définition maison de ce qu?est un protocole pour débuter sur un pied d?égalité. Un protocole, pour moi, c?est une liste d?action à poser dans un ordre précis avec des points clés qui permettront de ne rien oublier dans le feu de l?action.
La deuxième étape serait d?identifier la motivation nécessaire pour utiliser ce type de stratégie. En fait, on a tendance à voir des protocoles dans les grandes entreprises ou dans le domaine médical la plupart du temps. Ce n?est pas moins utile pour les travailleurs autonomes ou les PME!
Voici différentes circonstances ou créer un protocole :
- Arrivée d?un nouvel employé
- Volonté de sous-traiter certaines tâches
- Éviter d?oublier des étapes cruciales dans le feu de l?action et donc gagner du temps au quotidien
- La gestion de dossiers clients
- La gestion de projets en plusieurs étapes
La troisième étape est l?observation de la situation actuelle. Pour une embauche ou une délégation de tâches, commence par lister les étapes des tâches à réaliser honnêtement et sans jugement. Ensuite, tu peux analyser la liste à tête reposée et l?optimiser si besoin.
Voici des questions qui t?aideront :
- Y a-t-il fréquemment des oublis?
- Qui réalise quelle partie de la tâche et dans quel ordre?
- Quelle est l?opinion de ton équipe sur ce qui se passe actuellement? (si applicable)
- Est-ce que ma description de tâches est claire et simple?
La quatrième étape est de mettre au propre le protocole. La rédaction et la mise en page d?un protocole sont aussi importantes que le format (mode d?affichage ou de transmission) de celui-ci.
Quelques conseils pratiques :
- Indiquer la date d?entrée en vigueur
- Créer un format note qui résume le protocole pour faciliter la mise en place
- Rédiger les tâches à l?impératif
- Indiquer le nom ou les postes responsables
- Indiquer clairement les délais moyens de la réalisation de chaque tâche pour avoir un indice de comparaison de la performance de ton équipe
Tu peux utiliser un format papier ou utiliser des applications spécialisées comme Trello, Pipeline ou Hubspot. Ton équipe et toi devez être à l?aise avec le format d?utilisation et la formulation des tâches.
Tu peux par exemple organiser une réunion avec ton équipe pour qu?ils te donnent leurs impressions sur le protocole initial et une seconde rencontre quelques semaines plus tard pour voir s?il y a des améliorations ou des modifications à faire.
Cet article a capté ton attention, mais tu n?es pas certain de comment mettre en place cette stratégie organisationnelle? N?hésite pas à prendre rendez-vous pour un appel découverte gratuit de 30 minutes avec moi! Je pourrais analyser ta situation avec toi et te proposer un plan d?action personnalisé.